E-Mail-Vorlagen

Um Kunden den timum Buchungslink zukommen zu lassen, kann entweder eine Standard-E-Mail-Vorlage verwendet werden oder es wird ein individuelles Template erstellt.

Standard-Vorlagen verwenden

Soll eine Standard-Vorlage verwendet werden einfach im linken Menü auf E-Mail gehen und dann auf das + Symbol klicken.

Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster “E-Mail schreiben” in diesem in das Feld Vorlage klicken, ein Dropdown-Menü öffnet sich.

Im Dropdown-Menü den Ordner Marketplace-Vorlagen auswählen und dort timum – Terminkoordination.

Damit die automatisierte Terminbuchung funktioniert ist sicherzustellen, dass unter Immobilien die gewünschte Immobilie ausgewählt ist sowie das bereits mögliche Besichtigungstermine erstellt wurden.

 

 

Individuelle Mail-Vorlage erstellen

Individuelle Mail-Vorlagen können erstellt werden, indem in der oberen Menü-Leiste Bearbeiten und dann Vorlagen/Dateien ausgewählt werden.

Hier den Ordner Musterprozessvorlagen auswählen und über den + Button oben links (NICHT den Pfeil daneben klicken) eine neue Vorlage anlegen.

Alternativ kann eine bereits vorhandene Vorlage durch einen Doppelklick auf diese zum Bearbeiten ausgewählt werden z.B. um den Terminlink zu integrieren.

Nun Erstellst bzw. ergänzt du den Inhalt deiner Mail-Vorlage.

Zum Erstellen zunächst ein Titel für die neue Vorlage Festlegen und auf anlegen gehen.

Jetzt das Format auf HTML umstellen…

Sowie den neu erschienenen kleinen, runden blauen Button drücken, um die Werkzeugleiste zu erweitern.

Nachdem Betreff und Inhalt erstellt wurden kann der Link in den Text eingebunden werden. Im Beispiel wurde das Stichwort „hier“ verwendet.

Weitere gute Möglichkeiten sind z.B.:

• Termin Buchen
• Besichtigungstermin hier buchen
• Buchungslink
• Hier klicken für direkte Terminbuchung

 

Zum Erstellen des Links das gewünschte Wort markieren und in der Werkzeugleiste auf das Link Symbol klicken

Im Feld Protokoll <andere> auswählen und bei URL den _MP_timum_buchungslink eintragen.

Einen in onOffice an anderer Stelle generierten Link kann auch hierher in die Vorlage kopieren – per Copy-and-paste Funktion (Text-Link markieren>Kopieren dann in Musterprozessvorlage E-Mailvorlage Textstelle auswählen und einfügen.

Der Link und die Variable sind nun in der Vorlage hinterlegt, Speichern nicht vergessen.

Im Anschluss kann die timum Terminbuchungs-Vorlage verwendet werden.

Für Administratoren

Terminlink für Kunden in onOffice finden

Gehen Sie in den Menü-Pfad Extras/Einstellungen/Administration.

Öffne dort im Reiter Eingabefelder das Modul Immobilien mit der Kategorie Verwaltung.

Du findest dort das Feld MP_timum_buchungslink, dessen Inhalt die timum Buchungslink – Variable ist.

(Du kannst die Position dieses Feldes innerhalb des Formulars anpassen, indem du bei den Feldeinstellungen die Position hoch oder runterschieben – unter Verwendung der Pfeile am rechten Rand.)

 

Welcher Link wird zur Einbindung in onOffice Vorlagen genutzt?

Nutze in deiner Vorlagen die speziell für timum gültige Feld-ID MP_timum_buchungslink aus der Spalte Feld,

wichtig!
bitte füge vor MP einen „ _“ an, der korrekte Link lautet dann _MP_timum_buchungslink