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Kunden per Email zur timum Terminvereinbarung einladen

Vorlagen mit timum Terminlink in onOffice erstellen

Wenn Dein timum Account mit onOffice verknüpft ist, kannst Du direkt auf Objekte verfügbare Besichtigungstermine planen und Interessenten aus onOffice per Emailvorlage einladen.

Hierzu integrierst Du in deinen Standard Vorlagen die Variable _MP_timum_buchunglink  und benennst diese Vorlage zur besseren Identifikation um in einen Titel mit „timum“

timum Terminlink in Emailvorlage
Einladung zur Terminbuchung in onOffice mit timum Makro-Link

Wähle nun das Objekt mit ausgeschriebenen Besichtigungsterminen, gehe auf Email, wähle einen Empfänger aus deiner Kontakt/Kundendatenbank, wähle die Vorlage mit timum Terminlink und sende die Einladung.

Der Kunde erhält die Einladung per Email, klickt auf den Link und wird direkt zur Auswahl der verfügbaren Termine auf deinen timum Kalender für das Objekt weitergeleitet. Er wählt den für Ihn passenden Termin und gibt seine Kontaktdaten zur eindeutigen Identifizierung und korrekten Zuordnung des Terminbuchenden zum Kundeneintrag in onOffice an.

Coming soon: Die Umstellung auf eine andere Identifikationsart ist bereits geplant, die Eintragung von Kontaktdaten ist dann nicht mehr notwendig.

Zuordnung zum onOffice Adresssatz des Kunden:

  • Kunden tragen bei der Terminbuchung ihre Email Adresse ein.
  • Nach der Buchung eines Termins wird ein Synchronisations-Vorgang zu onOffice ausgelöst. Dabei erfolgt anhand der Email-Adresse als Identifier ein Abgleich mit vorhandenen Kundendatensätzen. Ist die e-Mail-Adresse in einem Kundendatensatz in onOffice bereits erfasst, so wird der Termin diesem Kunden als Aktivität zugeordnet.
  • Ist die e-Mail-Adresse nicht bekannt, wird ein neuer Kunde angelegt.
  • Somit werden grundsätzlich mit Kundendatensätzen verknüpfte Termin-Teilnehmer in zugeordnete Adressen aufgeführt.
  • Du siehst den Kunden als Terminteilnehmer namentlich im onOffice Kalender. Mit Doppelklick auf den Termin sind alle Details und die zugeordneten Adressen (Kundennummer) der eingebuchten Terminteilnehmer sichtbar.

Der Terminteilnehmer erscheint nicht oder falsch in meinem onOffice Kalender

Termine in timum haben einen Terminkontakt, also einen zugewiesenen Mitarbeiter. Diese Kontakte sind in der Regel Benutzer in timum, die mit einem Benutzer in onOffice verknüpft sind. Somit werden synchronisierte Termine in onOffice diesem Benutzer zugewiesen und erscheinen im onOffice-Kalender des Betreuers in onOffice.

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