Outlook / Exchange Synchronisation

timum bietet eine bi-direktionale Synchronisation zwischen einer timum-Ressource und einem Microsoft-Office365 Account bzw. Outlook-Kalender bzw. Microsoft Exchange Kalender. Über diese Verknüpfung werden gebuchte Termine von timum zu Outlook/Exchange übertragen. Außerdem werden in Outlook/Exchange angelegte Termine als blockierte Zeitslots zu timum übermittelt.
Alternativ ist eine etwas einfachere Übertragung ausschließlich der timum-Termine zu Outlook/Exchange über ein ics-Kalender-Abonnement möglich. Diese erfordert keine spezielle Softwareschnittstelle auf Seite von Microsoft und ist in der Regel auch ohne besondere Freigabe durch IT-Administratoren möglich.

Exkurs zu den Kalender-Struktur-Ebenen in timum und Microsoft

In timum werden innerhalb eines Kalenderprofils (Provider) unterschiedliche Ressourcen mit deren Terminen geführt.
In einem Outlook-Kalender-Konto kann es einzelne (Unter-)Kalender geben.
Diese Ebene der Unterkalender in Microsoft entspricht den Ressourcen in timum.

Voraussetzungen für die Integration

Die Voraussetzung für diese Verknüpfung ist die Verfügbarkeit der aktuellen Microsoft Graph API in Outlook/Exchange. Diese ist Standard für alle Microsoft 365 Accounts. Für Exchange Server ist diese API als Update verfügbar.

Verbindung herstellen

1. Öffne auf timum.de im Kalenderprofil die Einstellungen und dort die Seite Integrationen.
2. Unter Outlook Integration klicke den Button Verbinden.
3. Du wirst zu einer login-Seite von Microsoft weitergeleitet. Logge dich bei Microsoft mit deinen Microsoft Outlook Login Daten ein.
4. Du wirst weitergeleitet zu einer Auswahl der in Outlook/Exchange für dich verfügbaren Kalendern.
5. Wähle einen Kalender aus, um in timum eine Ressource zu erstellen und mit diesem Kalender zu verknüpfen.
6. Wenn du eine vorhandene Ressource in timum mit einem Outlook-Kalender verknüpfen möchtest, dann öffne in timum die Resourcen-Detail-Ansicht der jeweiligen Ressource.
7. Klicke in der Befehlsleiste (Toolbar) die Funktion ‘Kalender verbinden (BETA)’
8. Wähle den zu verknüpfenden Microsoft-Kalender

Sonderfälle

API-Freigabe durch den Systemadministrator

Sollte der Zugang zum Outlook/Exchange-Kalendern nicht erlaubt sein, so wende dich an den Systemadmin, welcher für Outlook/Exchange zuständig ist, um den API-Zugang für dich bzw. dein User-Profil in Microsoft 365 zu aktivieren.

Kalender-Freigabe

Möglicherweise steht der zu verknüpfende Microsoft-Kalender nicht zur Auswahl bereit. Dann bitte prüfen, ob und für wen der Kalender in Outlook/Exchange freigegeben ist. Er sollte für den Zugriff über die API freigegeben sein.